Sea como parte de la administración general o como un departamento individual, la gestión del recurso humano es uno de los elementos más sensibles e importantes de una empresa u organización.
Mantener dicha labor de una manera dinámica y actualizada es un reto que hoy en día, gracias a la tecnología, se hace cada vez más fácil y eficiente, reduciendo márgenes de error considerablemente. A continuación, les ofrecemos cinco consejos de los expertos de TiempoExacto que le ayudarán a lograr este cometido.
Crea nuevas entradas, edita las ya existentes, guarda borradores o publícalos -puedes hacerlo todo incluso aunque estés lejos de tu computadora. Tu trabajo se verá increíble tanto en tu computadora de escritorio como en dispositivo móvil.
1. Digitalizar documentos
Usar un escáner para digitalizar todo tipo de documentos en papel, y organizarlos de manera tabulada y ordenada, es una solución práctica que optimiza el espacio de trabajo (¡menos cajas llenas de documentos en la oficina!) y que además reduce la contaminación (menos papel para botar o reciclar). Hoy en día muchas copiadoras e impresoras tienen la función de escáner, eliminando la necesidad de comprar otro equipo, y una vez digitalizados los documentos pueden ser archivados en diferentes lugares para mayor seguridad.
2. Mayor seguridad en la oficina
Muchos dan por sentado ciertos detalles que, en el peor de los casos, pueden afectar una relación obrero-patronal. Toda la información que se maneja en recursos humanos es personal y privada, y eso la hace no apta para el resto de los colaboradores. Por eso se recomienda no dejar documentos con información confidencial sobre la mesa de la oficina al terminar el día, al igual que no dejar documentos abiertos en cualquier computadora o monitor. Esto también aplica a las copiadoras y escáneres.
3. La nube y otras alternativas para almacenamiento de archivos
Esos días de archivadores repletos de documentos y depósitos llenos de papeles viejos están en el pasado. Una vez digitalizados y debidamente nombrados o etiquetados, los documentos pueden ser archivados en soportes como CDs, DVDs o dispositivos extraíbles como USBs y discos duros externos. Estos soportes, a su vez, han de ser guardados en lugares de seguridad como cajas fuertes o archivadores bajo llave y acceso restringido.
4. Disposición de currículums
Las hojas de vida son material sensitivo que, dependiendo del caso, puede llegar a acumularse una vez ha cumplido su propósito. La recomendación es, a la hora de solicitarlos, que sean enviados directamente a la administración o encargado de recursos humanos, evitando que otros colaboradores o personal externo los manejen; también se recomienda destruir los CV impresos una vez termine la convocatoria para la cual fueron solicitados, manteniéndolos de ser necesario en formato digital solamente.
5. Reuniones periódicas de trabajo
Al principio pueden parecer tediosas, pero se ha comprobado que las reuniones semanales o quincenales por departamentos para revisar metas y proyectos aumentan la productividad laboral. En el caso de recursos humanos son ideales para dar seguimiento a acciones generales y del personal, y también prever situaciones especiales con antelación (periodos de días festivos, situaciones gremiales, proyecciones de la empresa). En guerra avisada no muere soldado, dice el refrán, y en este caso el bienestar de los “soldados” es la responsabilidad principal de la oficina de recursos humanos.